Présents :
Daniel FALQUE, Jean-Pierre VERDIER, René BOSC, Gérard BALLAY (FFR),
Chrystéle SISMOND, André PERROUDON, Dominique COUDERT (Villefranche),
Maurice VAUTHIER, Vincent BONFILS, Alain BOUTARIC (UFAR GRL)

M.VAUTHIER ouvre la séance.
Il souhaite exposer les contours de l’organisation et demande :
• l’appui du comité FFR pour la communication autour de cet événement
• la dotation d’un trophée
• la mise à disposition gracieuse de 10 arbitres sur 2 jours (les 2 après-midis du samedi et du dimanche)

La mise à disposition des arbitres est acceptée.
Le CS Villefranche doit faire une demande écrite adressée à Régis GABARD (DTA), en rappelant que c’est dans le cadre du Tournoi National UFAR et avec l’accord de Daniel FALQUE "à titre gracieux".

La dotation d’un trophée FFR est également actée.

Exposition du projet, de son avancement, des points de friction et des aides possibles de la FFR.

L’objectif est de rassembler plus de 30 équipes (entre 30 et 40).
Car, en dessous de 1000 participants, le projet n’est pas viable économiquement.

Le souhait de Villefranche est d’attirer des équipes au-delà de la région, malgré la réticence généralement observée des clubs « Sudistes » à se déplacer.
Sur la base du listing National de l’UFAR, tous les clubs UFAR, sans exception, ont étés individuellement contactés. A ce jour, 20 réponses positives.

Villefranche a également initié une démarche pour inviter 3 ou 4 équipes étrangères. Une trentaine d’invitation ont été envoyée début janvier. En attente de réponses.
JP VERDIER attire l’attention sur le fait que ces équipes étrangères doivent avertir leur fédération de leur participation à ce Tournoi, de manière à être couverte.

Pour mémoire, le Tournoi National UFAR de Montpellier, l’an passé avait rassemblé 42 équipes.

Budget prévisionnel à 140.000 euros.
• Sponsors approchés
• Institutionnels (Mairie, Conseil Général, Conseil Régional) également
En attente de réponses.

Installations à disposition :
Le site de l’Escale à Arnas est un lieu propice à ce genre de manifestation.
• Terrains disponibles (4 le samedi, 5 le dimanche)
• Vestiaires du stade + ceux de la salle des Sports + possibilités vestiaires en toile
• Mise en place d’un « barnum « de 1000 places (ou plus) pour les repas.
L’espace qu’offre ce site est un atout pour cet événement.
L’organisation souhaite d’ailleurs que le Tournoi se déroule sur ce lieu unique.
Dans la mesure du possible, car si le nombre d’équipes est trop important, il y aura obligation de trouver d’autres terrains de jeu.

Hébergement :
• Capacité Hôtelière de la ville : 600 chambres
• Possibilité importante de gites sur la région
• 5 campings
Hôtels, gites, campings sont avertis de l’événement et donnent la priorité à ceux qui se réclament du Tournoi. Par contre, il faut que les équipes soient réactives car Pentecôte est historiquement une période chargée à ce niveau.

Communication

• Une plaquette de présentation du Tournoi a été faite et envoyée à tous les clubs UFAR
o D.COUDERT doit l’envoyer au format électronique à Jean Pierre VERDIER et Eric SAMAIN (Communication Comité) pour l’exposer sur le site Internet du Comité du Lyonnais
o Ceux-ci feront suivre également aux autres comités FFR (accompagné d’un courrier explicatif)

• JP VERDIER prévoit d’insérer un pavé « Tournoi National UFAR 2011 » dans le Bulletin Officiel du Comité, de manière continue jusqu’au mois de Mars.

• A noter que le site UFAR GRL (http://ufargrlyon.free.fr/) donne bien évidemment, lui aussi toutes les infos nécessaires.
De plus, on y a lancé une rubrique spéciale avec des petits reportages autour du rugby régional en lien avec cet événement particulier : interviews de personnalités du monde du sport, du rugby, ou autres. Des joueurs tels que Stéphane Glas, Hervé Chaffardon, Gilles Cassagne ont étés sollicités. Une vidéo, même, avec certains joueurs du Top14 est en gestation.

• 15 jours avant l’événement, faire de l’affichage dans la ville pour attirer les spectateurs. A voir avec la ville. A noter qu’une voiture du CSV circule déjà avec une décoration « Tournoi National UFAR Villefranche 2011 »

• L’UFAR est en relation avec le Midi Olympique pour faire paraître des articles d’annonce du Tournoi. JP VERDIER propose d’informer F. LARRIBE, responsable régional de Midi Olympique pour un insert en pages régionales.

• Le Comité du Lyonnais se propose d’en parler à Jean ABEILHOU de « Rencontre à XV » pour étudier la possibilité d’avoir une ou plusieurs annonces dans son émission.

En fin de réunion, JP VERDIER conseille aux organisateurs de faire appel à Paul EBEYER (Responsable Assurances du Comité) pour lui signaler la tenue de cet événement et faire assurer celui-ci dans son ensemble à la CGA, de manière à se couvrir de tout problème éventuel.